Towary przechowywane w magazynach podlegają kontroli ilościowej i jakościowej w transporcie międzynarodowym i krajowym, dlatego warto o tym pamiętać za każdym razem, gdy przechowujesz towary w magazynie. Głównym celem takiej kontroli jest zwiększenie bezpieczeństwa przewożonych towarów i zadbanie o płynność łańcucha dostaw. Na czym polega kontrola ilościowa i jakościowa w magazynie, w jakim celu są one niezbędne i jakie są konsekwencje braku takiej kontroli w magazynie? 

Czym jest kontrola ilościowa i jakościowa w magazynie?

Kontrola ilościowa i jakościowa w magazynie polega na zweryfikowaniu towarów pod kątem odpowiedniej ilości odpowiadającej danemu zamówieniu i zweryfikowaniu jakości produktów, które np. zamawiał dany klient i jest realizowana w celu wykrycia ewentualnych nieprawidłowości np. braku ilości produktów w zamówieniu, nieodpowiednio przewożonych produktach w stosunku do wymogów danego producenta czy w celu wykrycia niewłaściwych zabezpieczeń podczas towaru. 

Czym jest kontrola ilościowa a czym jakościowa? 

Kontrola ilościowa polega na dokładnym zweryfikowaniu czy w magazynie znajduje się określona ilość danego towaru, jaką zamawiał dany klient i czy odpowiada ona specyfikacji poszczególnego zamówienia. Kontrola jakościowa to szereg czynności operacyjnych, które koncentrują się na zweryfikowaniu jakości magazynowanych produktów i czy np. jakość przechowywanych produktów odpowiada określonym standardom np. producenta lub spełnia wymogi dotyczące magazynowania, które określił nadawca paczki.

Jak przeprowadzić prawidłowo kontrolę jakości towarów w magazynie?

Przeprowadzenie kontroli ilościowej i i jakościowej towarów w magazynie zawsze powinno być realizowane wedle ściśle określonego planu. Każda kontrola produktów w magazynie może obejmować każdy z etapów składowania produktów lub koncentrować się tylko na jednym z nich. Osoba, która dokonuje kontroli – może zdecydować, od którego etapu rozpocznie kontrolę w magazynie. Najczęściej taka kontrola rozpoczyna się od zweryfikowania czy towar był przewożony zgodnie z zaleceniami producenta lub klienta, który korzysta z usług firmy transportowej.

Za udaną kontrolę ilościową i jakościową można uznać sytuację, gdy wszystkie produkty są zgodne z dokumentacją transportową i spełniają wszelkie wymogi jakościowe i ilościowe. Idealna sytuacja jest wtedy, gdy nie występują żadne braki w magazynie, zamówieniu i w samych produktach. Na tym etapie w czasie kontroli weryfikuje się również stan produktów i sprawdza, czy żaden towar nie uległ uszkodzeniu. Nawet stan opakowań jest weryfikowany na etapie kontroli, sposób przechowywania poszczególnych przesyłek. 

Jakie są etapy kontroli jakościowej w magazynie i co warto wiedzieć na ten temat? 

Kontrola jakości i ilości towarów magazynowanych w danej powierzchni magazynowej zawsze jest powiązana z określonymi etapami prac. W tym przypadku każdy etap ma ogromne znaczenie dla jakości całej procedury, dlatego kontrolę należy przeprowadzić wedle następującej kolejności lub na jednym z wybranych etapów. 

Etap 1 – Zweryfikowanie dokumentacji transportowej z ilością i specyfikacją danych towarów w magazynie w ramach określonego zamówienia 

Ten etap kontroli należy rozpocząć od zweryfikowania czy stan faktyczny produktów przeznaczonych do magazynowania odpowiada przygotowanej specyfikacji transportowej w dokumentacji. Należy wykryć wszelkie nieprawidłowości w ilości towarów lub jakości dotyczącej np. sposobu zapakowania produktów lub jakości samych produktów.

Etap 2 – Przyjęcie towarów do magazynu i etap rozładunku produktów 

Podczas kontroli należy zweryfikować czy magazynowane produkty były przewożone zgodnie z wymaganymi procedurami, zaleceniami producenta lub prośbami klienta nadającego ładunek. Kontroli podlega ścisła dokumentacja transportowa i weryfikowana jest ilość przewożonego towaru. Kontroler również weryfikuje, czy jest zachowana odpowiednia jakość towaru w danym magazynie. 

Etap 3 – Etap przyjęcia ładunku na magazyn 

Kolejnym etapem kontroli jest przyjęcie ładunku na magazyn. Należy więc dokładnie zweryfikować czy magazyn ma podział na wymagane strefy przyjęcia i czy zachowane są wszelkie standardy bezpieczeństwa podczas przyjmowania towaru na magazyn. 

Etap 4 – Etap regularnego składowania towaru w przestrzeni magazynowej 

Następny etap kontroli jakościowej i ilościowej ładunków to zweryfikowanie stanu magazynu i tego, w jakich warunkach będzie przechowywany dany towar w magazynie. 

Należy zweryfikować, w jakich warunkach będzie przechowywany towar w magazynie i czy będą spełnione określone procedury wymagane np. przy składowaniu specjalistycznych produktów. Kontrola polega na dokładnym zweryfikowaniu czy dany produkt jest właściwie zabezpieczony i przygotowany do procesu magazynowania zgodnie ze standardami obowiązującymi w danej firmie i czy jest dokładnie zabezpieczony przed czynnikami zewnętrznymi. 

Etap 5 – Kontrola produktów podczas inwentaryzacji 

Ten etap zwykle wykonuje się co jakiś czas w celu zweryfikowania czy występują jakiekolwiek rozbieżności pomiędzy ilością i jakością produktów w magazynie a ich opisem w dokumentacji. Wdrożenie cyklicznych kontroli podczas inwentaryzacji pozwala na wyeliminowanie błędów i na podjęcie ewentualnych działań naprawczych, zanim firma będzie musiała borykać się ze skutkami niewłaściwych procedur i braku wystarczającej kontroli ilościowej i jakościowej w magazynie. 

Dlaczego przeprowadzenie kontroli ilościowej i jakościowej towarów jest tak istotne w logistyce i jakie są korzyści dla firm?

Kontrola ilościowa i jakościowa towarów przechowywanych w magazynie jest bardzo istotna dla osób, które zarządzają własnym magazynem. Główne korzyści wynikające z prawidłowo wykonanej kontroli to przede wszystkim:

• pewność, że wszystkie produkty są przechowywane zgodnie z wymaganymi standardami np. przez producenta lub klienta docelowego
• skuteczny sposób na wyznaczenie nowego kierunku magazynowania określonych produktów
• pewność, że łańcuch dostaw jest w odpowiedni sposób zabezpieczony 
• sposób na skuteczną optymalizację przestrzeni magazynowej i szansa na wykorzystanie całego potencjału powierzchni. 
• możliwość obiektywnego ocenienia funkcjonowania własnego magazynu i wyłapania tzw. wąskich gardeł w celu ulepszenia wszelkich procedur 
• możliwość zastanowienia się nad tym, jak możesz jeszcze bardziej zwiększyć bezpieczeństwo w magazynie, by zapewnić większą kontrolę przechowywania magazynowanym towarom. 

Jakie są konsekwencje braku kontroli towarów w magazynie?

Jakie są konsekwencje braku kontroli jakościowej i ilościowej w magazynie? To następujące konsekwencje: 

Brak jakościowych towarów w magazynie

to sytuacja, która powstała w wyniku braku regularnych kontroli jakościowych produktów w danej organizacji. Regularne kontrole jakościowe towarów zapobiegają sytuacji, gdy klient otrzyma wadliwy produkt, dlatego tak ważne jest regularne wykonywanie kontroli produktów w magazynie, by uniknąć tego typu sytuacji w swojej firmie i zmniejszyć ryzyko wystąpienia tego typu problemów na etapie kompletacji przesyłek. 

Trudności w płynności finansowej w firmie 

Brak regularnych kontroli ilościowych i jakościowych produktów, które są przechowywane w magazynach może mieć również negatywną konsekwencję w postaci problemów finansowych organizacji ze względu na błędy w raportach i dokumentacji. Im więcej błędów występujących w raporcie kontrolnym, tym większe ryzyko, że można podjąć wiele błędnych decyzji w firmie, a nawet utracić płynność finansową. 

Problemy związane z dostępnością towaru w magazynie 

Błędy związane z dostępnością towarów w magazynie – brak regularnych kontroli ilościowych w magazynie wiąże się z kolejną niebezpieczną sytuacją, gdy np. dany klient będzie chciał zamówić dany produkt, a okaże się, że w wyniku błędnego raportu dotyczącego ilości produktów w magazynie – nie będzie danego produktu fizycznie w magazynie, co może skutkować albo koniecznością wydłużenia czasu zamówienia, by sprowadzić produkt albo utratą klienta ze względu na zbyt długi czas oczekiwania na zamówienie. 

Problem z nadmiarem zapasów towarów w przestrzeni magazynowej 

Brak regularnych inwentaryzacji i spisywania stanów magazynowych produktów może doprowadzić do sytuacji, gdy danych produktów będzie w magazynie po prostu za dużo. Taka sytuacja może wpływać na utrudnienia związane z magazynowaniem towarów ze względu na brak miejsca lub zbyt ograniczoną powierzchnię magazynową. 

Fachowa logistyka z Logiscom 

Szukasz doświadczonej firmy logistycznej, która zapewni Twoim produktom odpowiednie warunki magazynowania produktów i będzie czuwać nad kontrolą Twoich produktów?

W Logiscom możesz skorzystać z usługi magazynowania towarów w nowoczesnych magazynach w Byczynie o łącznej powierzchni 2500 metrów kwadratowych. Swoje towary możesz składować w systemie wysokiego składowania, czyli na wysokości 3,5 metra. Skorzystaj jeszcze dzisiaj z możliwości magazynowania swoich towarów w nowoczesnych magazynach Logiscom i przekonaj się, jak wiele korzyści zyskasz, gdy skorzystasz z takiego rozwiązania.